3 cách cực kỳ đơn giản để lọc danh sách duy nhất trong Ms.Excel

3 cách cực kỳ đơn giản để lọc danh sách duy nhất

Có rất nhiều chủ đề về lọc dữ liệu trùng trong GPE, bao gồm từ việc sử dụng những công cụ đơn giản của Excel cho đến việc sử dụng những kỹ năng cao cấp như dùng VBA, dùng SQL. Tuy nhiên, trong quá trình thao tác dữ liệu, nếu bạn chỉ cần thao tác một vài lần và cho một dữ liệu không cố định về mặt cấu trúc hay bảng biểu mẫu (công việc hằng ngày đối với các nhà phân tích dữ liệu) thì việc sử dụng VBA có hơi rườm rà và mất công. Vậy bạn có thể tìm về 3 công cụ cơ bản mà Excel đã cung cấp như sau:

Giả sử tôi có một dữ liệu mẫu về tất cả họ và tên các thí sinh dự thi, nhưng tôi muốn lọc ra để chắc ăn rằng danh sách của tôi không có dữ liệu bị trùng:

1/ Remove Duplicates
Đây là chức năng được Excel cung cấp từ phiên bản 2007 trở về sau. Nó được dùng chuyên để loại bỏ các giá trị trùng lắp, đúng với cái tên của nó.

Cách sử dụng: Bạn quét toàn bộ dữ liệu -> vào thẻ Data trên thanh Ribbon -> Nhấn chọn Remove Duplicates.

Sau đó, một cửa sổ thế này sẽ hiện lên -> nhấn OK.

Và kết quả của bạn sẽ như hình dưới đây. Excel báo rằng đã loại bỏ 443 giá trị trùng lắp cho bạn, và dữ liệu còn lại là 2514 hàng không trùng.

Ưu điểm:
– Thao tác nhanh, gọn, chính xác.
Nhược điểm:
– Bạn cần phải lưu trữ dữ liệu nguồn, vì công cụ này sẽ đè thẳng lên dữ liệu bạn tương tác.

2/ Advanced Filter
Advanced Filter là một trong những công cụ mạnh mẽ của Excel vì nó có thể lọc được nhiều điều kiện cũng như với những điều kiện phức tạp, và trong đó có lọc ra danh sách duy nhất.

Để thực hiện, bạn cũng quét toàn bộ dữ liệu -> vào thẻ Data trên thanh Ribbon -> nhấn Advanced.

Một bảng sẽ hiện ra, bạn nhấn vào Unique records only như hình, và bạn có thể lựa chọn copy sang một ô khác hay vẫn lọc ngay tại ô đó -> OK.

Và kết quả của tôi cũng ra được y chang như công cụ Remove Duplicates, nghĩa là 2514 hàng không trùng.

Ưu điểm:
– Nhanh, dễ sử dụng.
– Không mất dữ liệu nguồn.
Nhược điểm:
– Khó sử dụng hơn so với Remove Duplicates, nhất là đối với người mới sử dụng sẽ khá bỡ ngỡ với công cụ này.

3/ PivotTable
Ngoài hai công cụ trên, PivotTable cũng là một sự lựa chọn đầy sức mạnh khác mà bạn có thể tận dụng. Nó cũng hoàn toàn đơn giản, chỉ bằng vài thao tác là bạn sẽ có một danh sách duy nhất với 2514 hàng không trùng hệt như hai kết quả trên.

Một lần nữa, bạn cũng quét toàn bộ dữ liệu -> vào thẻ Insert trên thanh Ribbon -> PivotTable.

Tại đây, bạn có thể chọn mở một sheet mới để chứa kết quả hay chọn một ô bất kỳ cũng được -> OK.

Sau đó, bạn hãy kéo danh mục Họ và tên vào Row Labels.

Và như vậy, bạn sẽ có một danh sách duy nhất với 2514 dòng tương ứng không trùng.

Ưu điểm:
– Nhanh, gọn, chính xác.
– Không mất dữ liệu nguồn.
– Có thể dùng luôn dữ liệu được lọc trong một vài biểu mẫu tùy chỉnh.
Nhược điểm:
– Hơi khó sử dụng đối với người chưa biết gì về PivotTable.
– Dữ liệu không phải dạng thô mà nằm thẳng trong PivotTable, do đó, trong trường hợp bạn muốn bỏ PivotTable, bạn phải copy ra ngoài một lần nữa.

Chúc bạn thành công.

Nguồn: giaiphapexcel.com.

Hãy đến với TRI THỨC VIỆT để trao dồi những kinh nghiệm nhé.

Mời các bạn CLICK VÀO ĐÂY để xem chi tiết nội dung khoá học XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ TỪ A-Z, khoá học theo hình thức cầm tay chỉ việc

Mời bạn CLICK VÀO ĐÂY để xem thêm khóa TIN VĂN PHÒNG TỔNG HỢP THỰC HÀNH TRỰC TIẾP TRÊN OFFICE 2010, HỌC LÝ THUYẾT KẾ HỢP CÙNG THỰC HÀNH, ĐẢM BẢO THÀNH THẠO SAU KHOÁ HỌC

Comments

comments